Suita Microsoft Office este formată din două dintre cele mai utilizate programe din lume, în unele moduri foarte similare: Access și Excel .
Excel este, la început, mai superficial, mai ușor de utilizat și mai imediat, cu o foaie de calcul care să fie completată cu numere sau valori care pot fi contabilizate automat.
Accesul este în schimb mai complex la început, chiar dacă, după ce am înțeles elementele de bază, oferă posibilitatea de a crea o mască, adică o interfață grafică personalizabilă, pentru a insera valorile în celule, ceea ce devine mult mai confortabil și mai ușor de utilizat.
Ambele sunt programe de lucru și studiu pentru gestionarea datelor și unul ar putea întreba care dintre cele două este mai bun și pentru care nevoi este mai bine să preferi unul pe celălalt.
Pe scurt, Excel este un instrument de analiză a datelor, pentru a face calcule matematice și comparații statistice care trebuie prezentate și sub formă de grafice ușor de distribuit.
Access, pe de altă parte, este un program de gestionare a datelor, un adevărat manager de baze de date care poate fi utilizat de mai mulți utilizatori simultan, util pentru filtrarea valorilor, afișarea lor într-un mod structurat și automatizarea anumitor operațiuni și evenimente.
Excel excelează în analiza datelor numerice .
Curba de învățare pentru utilizarea Excel este destul de scurtă și deja învățați să folosiți unele funcții de bază, cum ar fi tabele pivot, puteți efectua imediat multe operații.
Ultimele versiuni sunt apoi pline de modele preambalate, numai pentru a fi completate.
Excel este un instrument excelent atunci când există două sau trei foi de calcul utilizate, în schimb devine mai incomod dacă dimensiunea bazei de date crește.
Menținerea unei foi de calcul Excel cu mii, dacă nu chiar zeci de mii de intrări devine într-adevăr mai dificilă și cu evoluția datelor există riscul de erori la actualizarea formulelor, graficelor și macro-urilor.
În alte articole pe care le-am văzut, despre Excel:
- Cum se utilizează foi de calcul Excel
- 4 operații pe care să le poți face atunci când lucrezi cu Word și Excel
- Cele mai bune șabloane Excel pentru descărcare gratuită pentru operațiuni financiare și comerciale .
În comparație cu Excel, care se concentrează pe date și secvențe numerice, Access este o adevărată soluție de arhivă digitală pentru informații care pot fi reamintite de mai multe ori în cadrul programului.
Curba de învățare pentru Acces este mai lungă, în sensul că pentru a începe să o utilizați trebuie să studiați cel puțin elementele de bază și să înțelegeți terminologia acesteia.
Poate cea mai mare diferență între Access și Excel este metoda de păstrare a datelor.
Accesul poate fi editat în orice moment și puteți adăuga informații suplimentare, edita, elimina sau filtra date fără a avea un impact asupra formulelor și tabelelor.
Cu toate acestea, atunci când utilizați un set de date masiv în Excel, există posibilitatea ca o mică modificare să strice întreaga tabelă.
Accesul face un pas mai departe de Excel, folosind liste de căutare și reguli de validare pentru câmpurile individuale la nivel de tabel
Integritatea referențială dintre tabele, adică legătura lor, este menținută în mod constant de către Access, care asigură semnificația fiecărei informații.
Agregările bazelor de date uriașe sunt relativ simple în Access ceea ce vă permite să filtrați informațiile individuale imediat, fără tabele pivot.
În ceea ce privește Access, în mod clar mai puțin utilizat decât Excel, din cauza complexității sale inițiale, am scris în trecut un ghid preliminar bazat pe Microsft Access pentru a înțelege cum funcționează și la ce se folosește .
Prin urmare, nu există un program mai bun sau mai rău, ambele sunt instrumente excelente pentru a fi utilizate alternativ în funcție de nevoile și de munca care trebuie făcută și întreținută.
Excel simplifică generarea de ieșiri personalizate cu formatare și adnotări foarte flexibile pe care le puteți adăuga cu ușurință oriunde.
Cu toate acestea, dacă datele și relațiile trebuie menținute în timp, foile de calcul pot deveni într-adevăr limitante, astfel încât accesul intră în joc.
O soluție hibridă, în care datele dintr-o bază de date Access sunt exportate sau copiate în Excel, este cu siguranță cea mai bună.
Programele se integrează între ele și este posibil să importezi datele de Access în Excel și, invers, să completezi Access folosind tabelele Excel existente (vezi ghidul Microsoft).
Deși Excel nu este o bază de date, este încă utilizat pe scară largă pentru stocarea datelor.
Excel este totuși o bază de date cu fișiere unice și nu o bază de date relațională precum Access, unde datele din diferite tabele sunt legate între ele și se schimbă automat în funcție de anumite evenimente.
Când tabelele simple trebuie să evolueze în mai multe tabele de date conexe, Access este prima alegere.
Odată ce datele sunt în Acces, puteți adăuga mai multe tabele și le îmbinați, puteți crea interogări sau vizualizări, defini structura și tipurile de date.
Nu există nici o îndoială că Access este un produs bogat în caracteristici, deși primul impact ar putea părea descurajant.
