Pentru a înțelege cum funcționează Microsoft Access și ce este, trebuie să înțelegeți și conceptul de bază de date. Accesul este unul dintre principalele programe ale suitei Microsoft Office, prin urmare, cine are Word, Excel și Powerpoint, sigur are și Acces chiar dacă nu l-a folosit niciodată.
Problema cu Access este că atunci când îl deschizi, nu înțelegi ce să faci.
În timp ce Excel este destul de clar la prima vedere, Access se deschide în loc gol și chiar dacă puteți începe să lucrați cu unul dintre modelele prestabilite, sunteți deplasat de diversitatea sa în comparație cu alte programe Office.
Microsoft Access 2007 sau 2010 nu este atât de dificil pe cât ar putea părea la prima vedere, pentru unii este chiar mai ușor decât Excel, doar că trebuie utilizat pentru un scop specific și necesită o pregătire preliminară.
Crearea unei baze de date înseamnă crearea unei înregistrări de date, adică o serie de tabele, probabil legate între ele, care pot fi o listă de persoane, produse, obiecte, sume de bani etc.
De fapt, Access vă permite să creați propriul program personalizat pentru gestionarea acestor date, să le introduceți rapid și să le puteți prelucra, filtra și studia cu ușurință.
Imposibil de explicat modul în care este folosit Access într-un singur articol; pe acest program, cu posibilități infinite, s-au scris manuale mai mult sau mai puțin complexe.
Acest scurt post preliminar are doar scopul de a sublinia că, cu Access, puteți gestiona, de asemenea, mesele unui restaurant, camerele unui hotel sau chiar cheltuielile afacerii dvs., facturile emise sau primite, cărțile unei biblioteci, lista de CD-uri și orice alt tip de date.
Învățarea Accesului la domiciliu ar putea fi inițial o slujbă obositoare, dar, vă pot asigura, că înțelegerea Accesului poate aduce oportunități mari de muncă (nu multe persoane sunt bune la Acces) și poate facilita orice activitate să fie efectuată pe computer.
Microsoft Access este un sistem RDBMS ( relațional Database Management System ), adică o bază de date relațională, în care datele sunt legate între ele prin relații de dependență .
Nu este ideal pentru baze de date mari care necesită programe diferite, dar este cel mai ușor software de baze de date, gratuit (în sensul că este inclus cu Excel Word și Powerpoint) și funcționează bine și cu 10 utilizatori simultan.
Principala diferență cu Excel este că în tabelele de acces trebuie să introduceți date brute și nu calcule matematice așa cum se întâmplă în Excel.
Apoi încercați să deschideți Acces din meniul Start Windows și să creați o nouă bază de date goală, dându-i un nume.
În Access, modificările structurale trebuie salvate, dar datele sunt salvate automat atunci când sunt introduse.
Primul lucru de făcut este să creăm un tabel, un element de bază care să funcționeze ca o foaie de calcul normală în care, cu toate acestea, este important să nu se insereze atât datele cât și specificarea coloanelor.
Facând clic dreapta accesați structura tabelului unde puteți specifica proprietățile fiecărui câmp.
Fiecare tabel trebuie să aibă o cheie primară care poate fi contorul normal sau o altă valoare numerică incrementală, cu duplicatele nepermise.
Planificarea necesită crearea cât mai multor tabele pentru câte elemente diferite există .
De exemplu, dacă doriți să vă organizați propria bibliotecă de cărți, puteți crea un tabel cu titlurile, unul pentru autori, unul pentru categorii și unul cu anii de publicare.
Separarea diferitelor elemente, ținând cont de faptul că acestea pot fi conectate, vă va permite apoi să creați filtre sau interogări mult mai flexibile.
Tabelele de acces pot fi legate între ele, legând valorile unei coloane cu cele ale unei alte tabele.
Puteți crea apoi un tabel general care să rezume relațiile dintre elemente.
Lista reală de cărți înregistrează valorile „Cercetării” celorlalte tabele, care leagă fiecare titlu, un autor, anul și categoria specifică.
Nu din vizualizarea tabelului trebuie completate câmpurile: spre deosebire de Excel, puteți crea o mască care devine interfața programului creat.
O mască este o fereastră concepută în mod personalizat, în care apar câmpurile care trebuie completate pentru o introducere rapidă.
Revenind la exemplul cărților, puteți crea o mască pentru a insera un nou titlu, apoi autorul acesteia, anul și categoria, alegând aceste valori din lista deja creată sau introducând un nume nou în alte măști conectate).
După crearea unor tabele, puteți crea interogări sau filtre pentru a extrage anumite valori din diversele tabele .
În Access există un asistent pentru crearea de întrebări care altfel ar fi greu de înțeles.
Rapoartele sunt fișe statice în care este posibilă extragerea sumelor datelor introduse în tabele, pentru a vedea grafice sau pagini rezumate care urmează să fie publicate și pe un site web.
Macro-urile și modulele sunt partea cea mai complexă a Access, unde este posibil să setați automatisme între valori, astfel încât să se facă inserția și mai rapidă, să integreze Access cu alte programe și să ofere o rigiditate mai mare bazei de date, impunând reguli.
Ceea ce este important să înțelegeți despre o bază de date Access este modul în care gândește programul: tabelele sunt baza de date, trebuie să creați multe tabele pentru fiecare tip de înregistrare care poate fi apoi agregată împreună, filtrată cu interogări și introdusă de măști .
Pentru a învăța Accesul, ar fi mai bine să descărcați un curs ilustrat și interactiv.
Site-uri precum HTML.it au ghiduri pentru a începe cu Access.
Cel mai bun și actualizat ghid online în limba italiană pe Access 2010 și Access 2007 este totuși cel al site-ului Microsoft, care oferă o privire generală foarte detaliată.
