Cum să creezi o factură cu Excel, de la zero, simplă și personalizată

Pentru oricine are nevoie să creeze o factură pentru a solicita banii pentru un loc de muncă ca freelancer sau consultant sau pentru o companie, vedem aici cum puteți crea o factură personalizată în Excel, simplă, pornind de la o foaie albă, fără a utiliza apoi un șablon gata.
Crearea unei facturi în Excel este o lucrare relativ simplă, trebuie doar să pregătiți un tabel, să setați câteva reguli, să adăugați informațiile necesare și apoi, dacă doriți să faceți o lucrare mai tehnică, adăugați și unele automatizări de calcul. Evident, este posibil să folosești un șablon de factură deja pregătit de experți, să descarci unul și să-l personalizezi. Unele modele sunt deja disponibile în Excel, deschizând o nouă foaie și apoi accesând fila Fișier și căutând facturi în câmpul de căutare. Alte modele sunt disponibile pe site-ul specializat cu șabloane factură gratuită sau pe alte site-uri cu modele Excel pentru a fi descărcate gratuit .
În acest caz, însă, vom vedea pașii pentru a crea o factură simplă pe Excel de la zero (ghidul funcționează și cu LibreOffice Calc ).
CITEȘTE ȘI: 10 programe de facturare și contabilitate gratuite pentru angajații independenți și întreprinderile mici
Pentru a realiza o factură simplă în Excel, informațiile necesare sunt:

• Detaliile vanzatorului
• nume
• Adresa și codul poștal
• Număr de telefon
• Numărul de TVA P
• Codul fiscal
• Datele cumpărătorului
• nume
• Adresa și codul poștal
• P TVA
• Codul fiscal
• Data facturii
• Număr factură
• Descrierea serviciului sau produsului vândut
• Prețul articolului (al unui singur produs sau serviciu)
• Suma totală datorată
• Mod de plata

Pregătiți foaia de factură cu Excel

Apoi, deschideți o foaie Excel goală și ștergeți imediat rețelele, pentru a avea o foaie curată la care să lucrați. Pentru a face acest lucru, accesați fila „ Aspect pagină ” și debifați „Grila ” din selecția „Vizualizare”.
Acum trebuie să redimensionăm unele dintre coloane și rânduri, pentru a avea mai mult spațiu pentru a scrie informații mai lungi, cum ar fi descrieri ale obiectului de vânzare. Pentru a redimensiona un rând sau o coloană, faceți clic pe el și trageți-l cu mouse-ul. În mod implicit, rândurile sunt setate la o înălțime de 20 de pixeli, iar coloanele sunt setate pe o lățime de 64 de pixeli. Pentru o configurație optimizată, puteți redimensiona coloanele și rândurile în acest fel:

• Rândul 1: 45 pixeli
• Coloana A: 385 pixeli
• Coloana B: 175 pixeli
• Coloana C: 125 pixeli

Apoi reglați rândurile și coloanele în funcție de dimensiunile sugerate.
Linia 1 trebuie să conțină numele vânzătorului și cuvântul "Factură". Spațiul suplimentar vă permite să măriți dimensiunea fontului acestui titlu pentru a avea o redare grafică mai bună care captează atenția destinatarului. Coloana A conține majoritatea informațiilor importante (și cele mai lungi) din factură: date despre cumpărător și vânzător, descrierea articolului și metoda de plată. Coloana B conține datele. În coloana C vom scrie numărul facturii, data facturii, prețul individual al fiecărui articol listat și suma totală datorată.

Informații preliminare pentru factură

În coloana A rândul 1, introduceți numele, cu o dimensiune de font mai mare (18 pt poate merge) și cu caractere aldine textul, astfel încât să fie mai clar. În coloana B rândul 1, scrieți „factură” pentru a face imediat ce este acest document. ca dimensiune a fontului puteți pune 28pt și ca stil de scriere putem face totul în majuscule și, poate, schimbând culoarea cu un gri.
În coloana A liniile 4, 5, 6 și 7, introducem adresa (împărțită în două linii), numărul de telefon, numărul TVA și codul fiscal
În coloanele B rândurile 4 și 5, scrieți „ DATA: ” și „ INVOICE NR .: ” cu text îndrăzneț și aliniați textul la dreapta. Coloanele 4 și 5 ale coloanei C sunt spațiile în care să inserați data și numărul facturii.
În cele din urmă, pentru ultima parte a informațiilor de bază, vom introduce textul „ Factura A: ” (cu caractere aldine) în coloana A, rândul 9 . Rândurile 10, 11, 12 și 13 pot fi utilizate pentru a introduce datele destinatarului.

Detalii despre produs sau serviciu

Pentru a adăuga produsele și serviciile facturate, trebuie să adăugăm alte câteva linii în foaie.
Apoi uniți coloanele A și B din rândul 15 (selectați cele două celule și apoi apăsați butonul Unire în partea de sus) pentru a scrie un titlu pentru elementele enumerate care pot fi enumerate în coloana A de la rândul 16 la 30), cu date de evacuare (coloana B, liniile 16-30). După ce uniți coloanele A și B din rândul 15, dați celulei un chenar pe toate părțile (folosind butonul de chenar din secțiunea Font din fila Acasă ), poate, de asemenea, folosind o culoare de umplere gri deschis sau o altă culoare. Faceți același lucru și pentru celula C15.
În prima celulă a rândului 15, scrieți DESCRIERE și aliniați textul în centru. În C15, scrieți PRICE, punând ambele cu caractere aldine pentru un antet de masă. Selectăm spațiul din rândul 16 până la rândul 30 al coloanelor A și B pentru a adăuga un chenar inferior. Celulele din coloana C de la 16 la 29 pot fi înconjurate în schimb de o margine stângă și dreaptă.
Evidențiați celula C30, dați-i granițe în jurul întregii celule și un gradient de culoare, astfel încât să iasă în evidență. În stânga (apoi B30), scrie TOTAL și aliniați-vă în dreapta.
Aceasta completează structura facturii, cu posibilitatea de a adăuga un alt rând în funcție de numărul de produse. care ar trebui să arate astfel.

Reguli, formule și automatisme

Dacă datele sunt scrise în coloana B, liniile 16-29, selectați aceste celule și apăsați pe caseta „ Format număr ” din secțiunea „ Număr ” din fila „ Acasă ”. Apoi alegeți formatul datei în numere, astfel încât acel câmp să fie întotdeauna o dată scrisă corect.
În mod similar, evidențiați celulele C16-30 și selectați opțiunea „ Monedă ” pentru a formata prețurile în Euro.
Pentru a adăuga automat toate sumele individuale și a le face să reflecte în celula „ Total ” pe care am creat-o, selectați celula (C31 în acest exemplu) și introduceți următoarea formulă:
= SUM (C16: C29)
Acum completând câmpurile de preț, celula totală va fi completată automat cu suma .
Continuând, introduceți textul „ Metodă de plată: ” în A34 sau alte informații în funcție de ceea ce aveți nevoie, de exemplu, introducând formele de plată acceptate pentru plata facturii sau excluderi TVA sau orice alte note importante.
În dreapta coloanei de preț puteți adăuga coloana, pentru calculul prețului total cu TVA inclus, introducând în prima coloană prețul fără TVA sau Impozabil . Pentru a adăuga 22% TVA, coloana totală de preț trebuie să aibă următoarea formulă: = C16 * 1, 22 . Din colțul din dreapta jos, trageți în jos până la total pentru a extinde formula la celelalte celule. Puteți adăuga, de asemenea, o coloană E cu TVA (22%) scrisă pe ea și apoi utilizați formula de pe coloana D de tipul: = C16 * E16 + C16 .
Pentru atingerea finalului, nu uitați să adăugați o mulțumire liniei de jos.
CITEȘTE ȘI: Programele gratuite și complete de facturare electronică