Oricine lucrează sau va lucra într-o companie sau pentru un proiect de consultanță de orice fel, ar putea fi delegat să scrie procesul-verbal al ședințelor . De obicei această sarcină este atribuită celor mai tineri, dar nu se spune că nici cel mai experimentat consultant sau manager de proiect poate avea o astfel de nevoie.
De fiecare dată când are loc o întâlnire, este necesară păstrarea unei documentații precise a ceea ce a fost discutat și decis, care să indice ce acțiuni vor fi luate în zilele următoare.
Odată (bine, încă astăzi) procesele verbale au fost scrise cu pix și hârtie, apoi au fost copiate într-o copie drăguță pe computer pentru a-l împărtăși cu toți participanții la întâlnire.
Astăzi, consultantul sau angajatul modern scrie procesele verbale direct pe computer sau mai degrabă pe un iPad cu ecran tactil.
În acest scop, a apărut o aplicație web foarte utilă care face ca redactarea proceselor verbale să fie mai profesională, mai rapidă și mai clară .
Minutes.io este un site gratuit, cu o interfață creată pentru a scrie minutele ședințelor și a le împărtăși cu alte persoane cu ușurință .
Aplicația este într-adevăr simplă și oferă o foaie de text bine formatată, cu câteva câmpuri în care puteți scrie participanții la întâlnire, data și locul unde a avut loc.
Puteți schimba titlul și scrie ziua săptămânii în italiană în forma dorită.
Sub titlu există un fel de tabel în care puteți scrie minutele sub forma unei liste organizate și clare.
Pentru fiecare articol al raportului, tipologia poate fi specificată în primul câmp: dacă este ceva decis, dacă este ceva de făcut, dacă este vorba despre informații sau dacă este o idee.
Al doilea câmp este acela de a descrie ce este spus, decis sau votat.
În partea dreaptă puteți scrie, pentru fiecare punct de pe ordinea de zi care va alcătui procesul-verbal, numele persoanei care a intervenit sau care a votat și, eventual, data stabilită în cazul în care este ceva de făcut.
Există, de asemenea, mai multe automatisme: data este introdusă automat, iar participanții sunt identificați printr-o scrisoare.
După încheierea raportului, puteți apăsa tasta V în partea stângă sus, recitiți-o și, din nou, folosind butoanele Minutes.io, să o trimiteți prin e-mail sau să imprimați raportul .
Un link este, de asemenea, generat pentru fiecare raport, astfel încât să puteți citi întotdeauna pe internet.
Aplicația a fost făcută în JavaScript și nu în Flash, așa că funcționează foarte bine și pe un iPad.
Chiar dacă Minutes.io nu vă permite să schimbați setarea grafică a raportului, încorporează toate caracteristicile pentru a scrie un raport într-o manieră de lucru: să scrieți pentru cei care nu au fost acolo, numai lucrurile importante, cu o formă clară, rezumată și scara întocmită în secvență, unde se disting deciziile luate din informații și idei generice.
