De câte ori va fi trebuit să pregătim un document important care să raporteze considerentele și adăugirile colegilor sau ale părților interesate, având grijă să combinăm totul într-un singur document, așa cum este necesar pentru lucrarea finală În loc să pierdem timpul generând propriul document și apoi să continuăm cu operațiunea dificilă de comasare, putem profita de unul dintre numeroasele programe de scriere care vă permit să scrieți simultan online, astfel încât să generați imediat un document scris „cu mai multe mâini” chiar și în caz. în care scriitorii sunt foarte departe, deoarece o simplă conexiune la Internet este suficientă.
Să vedem împreună cele mai bune instrumente pentru a partaja un document și a scrie simultan gratuit.
Astfel, ne vom crește considerabil productivitatea, atât la locul de muncă, cât și în mediul studențesc (școală sau universitate).
CITEȘTE ȘI -> Aplicații și instrumente pentru lucru în grup, chat, comunicare și schimb de proiecte
1) Google Docs
Unul dintre cele mai eficiente programe pentru a utiliza scrisul colaborativ nu este chiar necesar să fie instalat pe computer, funcționând perfect online; vorbim despre Google Docs, la a cărui casă se poate ajunge de aici -> Google Docs .
După deschiderea site-ului, faceți pur și simplu clic pe butonul Accesați Google Docs și introduceți datele de autentificare pentru orice cont Google.
Putem folosi atât contul pe care îl folosim pentru Gmail, cât și contul pe care îl utilizăm pe dispozitivele Android, important este că contul folosit este deja cunoscut de viitorii noștri colaboratori (care vor primi așa cum vom vedea ulterior invitația de a participa la lor e-mail, mai bine să fie recunoscut).
Dacă încă nu avem un cont Google, putem crea unul folosind linkul de aici -> Creare cont Google .
Introduceți datele de acreditare, vom accesa un fel de tablou de bord cu toate documentele deja create anterior, o serie de modele disponibile și documentele salvate în Google Drive (spațiul oferit pentru documente); pentru a crea un document nou, faceți clic pe Gol .
Vom avea un editor de text în stil Word în fața noastră, cu economii automate în cloud și toate instrumentele pentru a scrie orice document.
Înainte de a începe să scriem, să configurăm accesul partajat la document făcând clic pe Partajare în partea dreaptă sus.
Dacă nu am făcut deja acest lucru, ni se va cere să denumim documentul; odată făcut acest lucru, va apărea o fereastră mică cu un câmp de text.
Putem introduce în acest câmp adresele de e-mail ale utilizatorilor pe care dorim să le accesăm la document, sau pur și simplu introduceți un nume printre cei memorați în directorul de contacte din Gmail sau Android (acestea vor apărea imediat).
În mod alternativ, putem obține un link partajabil în chat făcând clic pe elementul Obțineți linkul accesibil din partea dreaptă sus a ferestrei.
Lucrul important în momentul adăugării este să ajustați permisiunile pentru document, făcând clic pe lângă câmpul text de pe pictograma creion: pentru a permite utilizatorilor să colaboreze, trebuie să oferim permisiuni de modificare.
Pentru a obține un control mai exact al acceselor și lucrurilor pe care colaboratorii le pot face, faceți clic pe Advanced pentru a putea verifica, de asemenea, modificările legate de accesuri, adăugarea de persoane noi fără acordul dvs. și dezactivarea descărcării, opțiunile de tipărire și copiați pentru cei care nu sunt autorizați.
Odată adăugat, cel puțin un colaborator va apărea cu un cursor cu o culoare diferită, referindu-se la utilizatorul care tocmai a intrat în document: poate să scrie și să se integreze în scriere în timp real, astfel încât să aibă un adevărat document partajat și colaborativ.
Pe lângă colaborarea din document, vom avea acces și la un chat mic, astfel încât să putem planifica mai bine scrierea în mai multe mâini și să comenteze completările și îmbunătățirile împreună.
2) Microsoft Word Online
Un alt instrument pe care îl puteți utiliza pentru a partaja un document și a scrie simultan cu alți utilizatori este Word Online, care poate fi utilizat gratuit de oricine are un cont Microsoft sau Outlook disponibil.
Pagina de acces la Word Online este disponibilă de aici -> Word Online .
Ni se va solicita datele de autentificare pentru contul Microsoft sau Outlook; inserați datele de acreditare ale contului nostru sau, dacă nu avem încă unul, înregistrați-vă pentru un nou cont utilizând linkul de aici -> Creare cont Microsoft .
Odată ce vom avea acces cu contul nostru, vom avea acces la un tablou de bord cu toate documentele online deja create, modelele oferite de site și cele posibile prezent pe cloud OneDrive.
Pentru a crea un nou document Word facem clic pe Nou document gol .
Va deschide o fereastră nouă, similară cu programul Word pe care îl putem instala pe computer, dar funcționează complet online (îl putem folosi cu orice sistem de operare).
După ce vă familiarizați cu interfața intuitivă a acestui Word Online, faceți clic pe elementul „ Share” din partea dreaptă sus.
Se deschide o fereastră nouă în centru, unde puteți configura colaborări.
Trebuie doar să introduceți adresele de e-mail ale colaboratorilor în câmpul To și să configurați accesele prin opțiunea Destinatari autorizați pentru modificare .
Putem alege dacă pot edita documentul sau doar îl pot vizualiza și, în plus, putem alege dacă modificările ar trebui să fie făcute doar de colaboratorii cu conturi Microsoft sau nu (lucru foarte bun în cazul în care nu știm dacă sunt abonați la serviciu).
În mod alternativ, putem trimite întotdeauna linkul de partajare făcând clic pe elementul URL al linkului, ceea ce vă permite să generați un link bun pentru a fi partajat în chat.
Odată ce toți colaboratorii au fost adăugați, vom avea documentul partajat disponibil, modificările vor fi afișate (în timp real doar dacă avem și un abonament Office 365) pe document și vom avea și un mic chat unde putem discuta despre punctele și completările noi.
CITEȘTE ȘI: Site-uri pentru a colabora online și pentru a scrie împreună
