Gestionarea unei căsuțe de e-mail în mod ordonat înseamnă două lucruri de bază: ștergerea și menținerea întotdeauna a secțiunii de mesaje necitite și organizarea căsuței de e-mail prin filtre și etichete. În timp ce organizăm e-mail-ul, am văzut deja mai multe ghiduri, inclusiv cel de a comanda inbox-ul cu filtre și alias-uri în Gmail, vedem aici cel mai bun mod de a reseta inbox-ul rapid, fără a fi necesar să citim în mod necesar fiecare mesaj primit. în Gmail și fără a șterge nimic.
Trucul pentru a menține întotdeauna e-mailurile primite cu Gmail la zero (dar se aplică și altor căsuțe poștale) este să folosești funcția misterioasă și puțin folosită care „Arhivează” e-mailul, adică să-l păstrezi ascuns, fără să-l ștergi și să-l păstrezi Mesaje necitite evidențiate.
Când utilizați butonul Archive din mesajele de e-mail selectate, acestea sunt eliminate din căsuța de e-mail .
Cu toate acestea, mesajele arhivate nu sunt șterse din Gmail, ci doar din folderul mesajelor primite.
Notificarea unui mesaj dispare chiar dacă acel e-mail nu a fost citit.
În orice program sau aplicație de gestionare a e-mailului, precum Gmail, e-mailurile sunt împărțite în principal în 5 secțiuni:
- Inbox trebuie să includă toate e-mailurile primite care sunt semnificative și interesante.
- Mail trimis, cu e-mailuri trimise către alții
- Spam, cu e-mailuri considerate automat nedorite.
- Coș de gunoi, e-mailuri șterse
- Arhivat, toate mesajele eliminate din Inbox, dar nu șterse.
Prin urmare, mesajele de e- mail care nu trebuie citite sau deschise imediat, dar care sunt mai bine păstrate și nu sunt șterse, ar trebui , prin urmare, mutate în Arhivă .
Diferențele dintre e-mailurile arhivate și cele trasate sunt foarte importante:
E-mailurile arhivate nu sunt șterse automat după o anumită perioadă de timp, deoarece sunt în coșul de gunoi, dar vor rămâne în Gmail până când sunt șterse manual.
Mesajele arhivate sunt de asemenea incluse în căutările generice efectuate prin intermediul motorului de căutare Gmail, ceea ce nu este cazul spam-urilor sau e-mailurilor șterse.
E-mailurile arhivate contează în limita spațiului de stocare al Gmail, în timp ce, dimpotrivă, e-mailurile șterse nu contează.
E-mailurile arhivate, așa cum s-a menționat mai sus, nu sunt marcate automat ca citite și, de fapt, dacă arhivați un e-mail fără a-l deschide sau a-l citi, acesta rămâne evidențiat ca necitit chiar dacă nu va fi inclus în numărul de mesaje pentru a fi citit.
Unde se termină mesajele arhivate în Gmail „> toate mesajele ”, pentru a afișa toate căsuțele de e-mail și cele din Arhivă toate la un loc.
Dacă utilizați Microsoft Outlook, există în schimb o filă Arhivare pentru a le naviga doar pe acestea.
E-mailurile stocate cu o etichetă vor fi apoi vizibile în diversele dosare cu o etichetă, atât pe cele pe care Gmail le creează automat, cât și în cele personalizate.
Acum că știm cum să utilizăm funcția pentru arhivarea mesajelor, să vedem cum să o utilizăm pentru a reseta numărul de mesaje necitite din căsuța de e-mail .
În primul rând, pentru a arhiva toate mesajele necitite, inclusiv cele vechi, dintr-o singură dată, fără a le șterge, puteți crea un filtru.
Apoi apăsați săgeata în jos situată în caseta de căutare Gmail, apăsați butonul de lângă Căutare și puneți „mesaje necitite”.
În partea de jos, apăsați legătura de creare a filtrului cu această căutare, confirmați acțiunea, apoi, în fereastra filtrului, selectați doar caseta „Ignore Inbox (Archive)”.
Înainte de a face clic pe Creare filtru, selectați opțiunea „ Aplicați filtrul și la conversațiile anterioare ”.
Prin urmare, toate mesajele necitite până în prezent vor fi arhivate, iar numărul care afișează e-mailurile care urmează să fie citite este resetat.
Pentru a termina, deschideți Setările Gmail prin apăsarea butonului de viteză din partea dreaptă sus, accesați secțiunea Filtre și ștergeți filtrul nou creat (pentru a împiedica arhivarea automată a următoarelor mesaje).
Prin crearea filtrelor de mesaje prin e-mail este posibil să vă asigurați că e-mailurile de la adrese bine definite sunt arhivate automat, lăsându-le ca fiind necitite.
De asemenea, puteți arhiva toate mesajele, citite și necitite, primite înainte de o anumită dată .
Pentru a face acest lucru, căutați în: inbox înainte de: 2016/12/31 (în acest exemplu vreau să arhivez toate mesajele primite înainte de 31 decembrie 2016), apoi apăsați pe Creare filtru pentru această căutare și selectați acțiunea Ignorare Inbox (Arhivare) ), cu opțiunea de a aplica filtrul la toate conversațiile.
În viitor, de fiecare dată când primiți un mesaj pe care nu trebuie să-l citiți (cum ar fi o notificare de pe Facebook, Amazon sau alte aplicații), fără a o șterge, puteți să-l fiți direct.
Pentru a arhiva un e-mail în Gmail, trebuie doar să îl selectați din listă și apoi să apăsați butonul Arhivare din partea de sus pentru a face să dispară din căsuța de intrare.
Acțiunea de arhivare a mesajelor poate fi accelerată pe un computer selectând e-mail și apăsând tasta E de pe tastatură.
În Gmail pentru Android puteți merge la Meniu> Setări> Setări generale> Acțiune implicită Gmail și alegeți Fișier (în loc de Ștergere.
În acest fel, trebuie doar să glisați un mesaj spre stânga sau spre dreapta pentru a-l arhiva fără a-l șterge.
De asemenea, pe Gmail pentru iPhone și iPad puteți utiliza butonul Arhivare după selectarea mesajelor primite.
Dacă ați arhivat accidental un mesaj, îl puteți returna cu ușurință în Inbox, căutându-l din lista Toate mesajele, selectându-l și apoi folosind tasta pentru a-l muta în Inbox .
