Trebuie să împărtășim documente de lucru importante, dar dorim să evităm ca orice ochi indiscret să poată citi date confidențiale "> Făcând clic pe pictogramă putem selecta o serie de elemente concepute pentru a proteja în mod adecvat documentul: pentru a preveni deschiderea fișierului, selectați Criptați cu parola, introduceți de două ori parola aleasă și confirmați OK ; acum tot ce trebuie să facem este să salvăm fișierul (apăsând pe tastatura CTRL + B sau CTRL + S), să închidem Office și să verificăm că, la deschiderea fișierului, ni se solicită parola aleasă.
Pentru a elimina orice parolă, pur și simplu deschideți documentul, introduceți parola folosită până acum, reveniți la Protect document și faceți clic pe Criptați cu parola din nou, având grijă să lăsați acest câmp gol de data aceasta (trebuie doar să ștergeți punctele și să apăsați OK ).
Procedura este valabilă pentru orice program Office: Word, Excel, PowerPoint și celelalte programe conținute în suita de lucru produse de Microsoft.
Schimbați protecția
Dacă, pe de altă parte, dorim să ne protejăm documentele Office de modificări, va trebui să stabilim nivelul modificărilor care trebuie blocate (având în vedere că unele documente au câmpuri de text sau căpușe utile pentru completare).
Deschidem documentul, revenim în meniul Fișier și, din meniul Protect document, selectăm elementul Restrângere modificare . Pe document se va deschide o nouă bară laterală, din care puteți decide dacă aplicați restricții de formatare sau restricții la modificări.
În scopul acestui ghid, plasăm o marcă de validare pe Permite doar acest tip de modificări în document și, în meniul derulant, selectăm unul dintre elementele disponibile: Fără modificări (numai în citire), Revizii, Comentarii și completarea formularului .
Dacă facem parte dintr-o rețea corporativă și avem alți utilizatori înregistrați în același birou corporativ, putem limita, de asemenea, modificările la un anumit grup, alegând în câmpul Excepții (opțional) care este afectat de limitarea modificărilor.
Pentru a confirma aplicarea protecției, faceți clic mai jos pe Da, aplicați protecție ; acum se va deschide o fereastră în care să introduceți parola de protecție aleasă (posibil diferită de cea introdusă pentru acces) sau, alternativ, să introduceți autentificarea folosind credențe administrative (doar contul PC sau Windows pe care îl utilizăm în acest moment poate face modificări).
Dacă utilizăm autentificarea cu parolă, putem integra blocarea accesului, văzută în primul capitol, fără nicio problemă.
Dacă în schimb folosim autentificarea utilizatorului, documentul va fi criptat imediat și poate fi vizualizat doar de utilizatorii autorizați, care în orice caz nu vor putea să-l modifice (doar contul nostru este autorizat pentru modificări).
Pentru a elimina acest tip de protecție, pur și simplu repetați toți pașii deja văzuți, îndepărtați marcajul de pe Permiteți doar acest tip de modificări în document .
Cum să protejați documentele pe LibreOffice
Office este o suită de lucru foarte scumpă, vândută de Microsoft pentru sute de euro, deci dificil de cumpărat de la utilizatorii obișnuiți sau utilizatorii casnici. Ca o alternativă validă, putem utiliza întotdeauna suita LibreOffice pe calculatoarele noastre, disponibile gratuit.Să vedem împreună cum să protejăm accesul la document și cum să prevenim modificări neautorizate.
Protecție de deschidere
Pentru a proteja cele mai importante documente, deschidem LibreOffice, alegem programul de pornit, creăm documentul și, la salvare, facem clic în partea de sus în Fișier -> Salvare ca.
În fereastra de salvare, alegem un nume pentru fișier, calea unde să-l salvează și ne asigurăm că puneți o notă de selectare pe Salvare cu parolă, apoi faceți clic pe Salvați în partea de jos.
Se va deschide o fereastră suplimentară, unde puteți introduce parola aleasă de două ori; când este gata, faceți clic pe OK pentru a salva documentul. De acum înainte, doar cei care știu parola vor putea deschide fișierul și vizualiza conținutul acestuia.
Schimbați protecția
Dacă, pe de altă parte, am dorit să protejăm documentul împotriva modificărilor nedorite, repetăm pașii văzuți în capitolul precedent, adică mergeți la Fișier -> Salvați ca, puneți marcajul pe Salvare cu parolă, apoi faceți clic pe Salvați în partea de jos. În fereastra în care să introduceți parola de deschidere, extindem elementul Opțiuni, bifăm articolul Deschidere fișier de citire numai, apoi introducem o parolă diferită de cea setată pentru deschidere.
Facem clic pe OK pentru a confirma. De acum, vom putea deschide documentul doar în citire, fără a putea efectua modificări (indiferent dacă am protejat sau nu accesul la fișier). Pentru a face modificări la documentul protejat, faceți clic pe meniul Edit din partea de sus, selectați elementul din modul de modificare și introduceți parola de deblocare aleasă pentru a proteja modificările.
concluzii
În acest ghid am văzut împreună cum să protejăm documentele la deschidere și cum să protejăm documentele împotriva modificărilor, atât dacă folosim Office, cât și dacă folosim suita gratuită LibreOffice.În mod alternativ, putem proteja una sau mai multe aplicând protecție direct la foldere, așa cum este descris în ghidul nostru despre cum să protejăm fișierele și folderele cu parole .
Pentru a proteja documentele împotriva modificărilor, o altă metodă (utilizată pe scară largă) presupune conversia documentului Office în PDF, așa cum este descris în ghidul despre cum să protejați un fișier PDF cu o parolă, pentru a nu-l deschide sau modifica .
