Platforma Google Drive nu este utilă numai pentru stocarea fotografiilor și videoclipurilor online (ca orice alt serviciu cloud), dar poate deveni o adevărată suită completă de birou, care operează online, offline și în mod colaborativ. La aceasta adăugăm că totul este oferit gratuit, făcând astfel o soluție practică pentru cei care nu doresc să plătească bani buni pentru a profita de platforma Microsoft, adică Office 365. În acest ghid am colectat toate trucurile de la experți pentru a utiliza mai bine Google Drive și Google Docs în funcțiile lor cele mai ascunse și cel mai puțin utilizate. Poate că platforma nu poate fi încă un înlocuitor complet pentru Microsoft Office, dar s-a îmbunătățit atât de mult, încât poate fi utilizată în sectorul de producție fără sacrificii speciale. Ghidul va fi împărțit în două părți: într-una vom colecta toate sfaturile și trucurile pentru Google Drive, în cealaltă sfaturile experților pentru a utiliza Google Docs .
Articol Index
- Trucuri pentru Google Drive
- Trucuri pentru Google Docs
- concluzii
Trucuri pentru Google Drive
În această parte a ghidului vă vom arăta cele mai utile sfaturi pentru utilizarea platformei cloud Google Drive ca un adevărat profesionist, cu accent pe partajarea fișierelor, publicarea fișierelor și alte aspecte de colaborare ale platformei.Partajează un fișier sau folder
După ce fișierul sau folderul este încărcat în cloud, îl putem împărtăși cu prietenii și colegii noștri. Pentru a partaja pe Google Drive, pur și simplu deschideți pagina cloud personală, faceți clic dreapta pe fișier sau folder, apoi faceți clic pe Distribuire . Din fereastra care se va deschide introducem adresele de e-mail ale colegilor și prietenilor noștri, astfel încât aceștia să poată accesa fișierul pentru a-l citi, modifica sau descărca (pe baza permisiunilor pe care le vom oferi).
Căutare după tipuri de fișiere
Prin deschiderea Google Drive, în interfața principală a site-ului, facem clic pe săgeata din caseta de căutare din partea de sus pentru a face căutarea foarte specifică, astfel încât să alegem dacă să afișăm doar fișierele unui anumit tip, permisiunile lor și vizibilitatea lor onlineSortează fișierele
În partea dreaptă a interfeței site-ului Google Drive găsim butonul pentru a schimba afișarea fișierelor, astfel încât să le puteți comanda de la cele mai recente sau cele mai grele sau din ultimele modificări folosind coloane specifice (deasupra fișierelor).Pentru a comanda fișiere specifice, putem folosi și meniurile din partea stângă a interfeței: Unitatea mea, computerul, partajat cu mine, recent, speciale și coșul de gunoi (unde găsim fișierele șterse).
Previzualizări multiple
Fără a deschide fiecare fișier, putem previzualiza mai multe fișiere simultan, pur și simplu apăsând butonul drept al fișierului sau folderului și folosind butonul Previzualizare (simbolul ochiului). Folosind tastele cursorului sau săgețile laterale, putem astfel naviga conținutul fără a fi necesar să îl deschidem sau să îl descărcăm.Adăugați Google Drive pe desktopul PC-ului
Dacă folosim mult Google Drive, ne putem asigura că fișierele create sau salvate online sunt disponibile și pe PC într-un mod sincronizat. Clientul Google Drive poate fi descărcat de pe pagina oficială, având grijă să selectați programul de instalare Backup și sincronizare .Aplicația pentru desktop Google Drive vă permite, de asemenea, să utilizați platforma ca serviciu de backup online pentru fișierele locale.
Puteți alege directoare specifice pentru sincronizare în timp ce fișierele de document sunt afișate ca link-uri web, atât timp cât nu alegeți să le convertiți în documente Office.
Managementul atașamentului
Cu Drive putem gestiona fișierele atașate Gmail, astfel încât să le salvăm direct în cloud, fără a fi nevoie să le descărcăm pe computerul folosit. Acest lucru este foarte util dacă accesăm temporar un computer corporativ sau public și nu dorim să lăsăm atașamente importante în jur. Odată întoarsă acasă, vom găsi atașamentul e-mailului în Google Drive, atât pe smartphone, cât și pe PC.Aplicații Google Drive
Google Drive nu numai că vă permite să încărcați fișiere de pe computer, dar le puteți crea, de asemenea, de la zero. După cum am menționat, puteți crea documente cu aplicații Google Docs sau chiar cu alte aplicații externe care se integrează în Google Drive. De exemplu, puteți crea un fișier de cod HTML, un videoclip, un desen, o foaie de text simplă, un fax sau orice doriți. Multe dintre aceste aplicații sunt disponibile în magazinul web Chrome sau pot fi adăugate apăsând butonul de setări din partea dreaptă a interfeței principale.Într-un alt articol, am văzut cele mai bune aplicații pentru Google Drive care, trebuie amintit, funcționează doar folosind Chrome ca browser.
Trucuri pentru Google Docs
În această parte a ghidului vă vom arăta în schimb trucurile pentru a utiliza mai bine funcțiile Google Docs din platforma Drive. Multe dintre comenzile afișate pot fi de asemenea utilizate pe Drive, deoarece la final fac parte din aceeași platformă (de fapt, Docs este o extensie a Drive pentru a gestiona documentele de birou din cloud).Documente Google offline
După cum s-a scris deja în trecut, aplicațiile Google Docs pot fi utilizate chiar și fără conexiune la internet, instalându-le ca aplicații Chrome pe computerul nostru, astfel încât să putem înlocui Microsoft Office gratuit în gestionarea fișierelor DOC, XLS și PTT.Pentru a afla cum se face, citiți ghidul nostru Google Drive Offline pentru a deschide documente fără internet .
Scanați documente de pe telefonul mobil
Aplicația Google Drive vă permite să transformați documentele din hârtie în documente digitale, datorită funcției speciale OCR. Pentru a-l activa, pur și simplu apăsați butonul + și alegeți să creați un document nou dintr-o fotografie .Dacă doriți să explorați acest subiect în continuare, vă recomandăm să citiți ghidul de scanare a documentelor, transformându-le în PDF folosind camera telefonului mobil .
Scriere vocală
Dacă intenționăm să scriem un document prin dictarea cuvintelor cu vocea, putem folosi funcționalitatea de scriere vocală, făcând clic pe partea de sus a Instrumentelor și apoi pe tastarea vocală .
Evident, pentru a funcționa, este necesară prezența unui microfon (cel inclus în camera web este bine, dar va trebui să ne așezăm în apropierea camerei).
Scrieți de mână
Ca și în Gmail, Google Drive poate fi scris și manual cu mouse-ul, instalând o anumită extensie pe Google Chrome.Această caracteristică poate fi foarte utilă pentru semnarea documentelor fără a fi nevoie să le imprimați și să le scanați de fiecare dată, dar necesită anumite abilități manuale cu mouse-ul (nu este ușor să semnați prin simpla mișcare a mouse-ului).
Utilizați funcția OCR din text
Cu Google Drive, puteți utiliza recunoașterea optică a caracterelor (OCR) pentru a analiza textul în fișiere PDF și imagini pentru a le converti într-un document standard modificabil.În acest fel, puteți, de exemplu, să scanați o carte și apoi să o copiați într-un document pe care îl puteți edita.
Pentru a afla mai multe despre această funcționalitate, consultați ghidul nostru despre cum să extrageți text dintr-un PDF sau o imagine cu Google Docs.
Cheie Format Format
Butonul Copiere format este prezent pe bara de instrumente în toate aplicațiile principale Google Docs și poate fi utilizat pentru a copia formatul unui bloc de text pe altul.Aceasta este una dintre cele mai importante funcții din Microsoft Office, care nu poate lipsi dintr-o suită de programe pentru crearea de documente.
Setați stiluri de text implicite
Aceasta este, de asemenea, o funcție de bază a Word, acum inclusă și în Google Docs, cu un meniu derulant unde puteți alege stilurile de font predefinite și un meniu de opțiuni pentru a le modifica și a salva noi stiluri decât cele implicite.Căutați linkul
Dacă trebuie să scrieți un document cu link-uri hipertext, evidențiați cuvântul, cum ar fi „Navigaweb”, faceți clic dreapta și faceți clic pe Link pentru a adăuga linkul la site-ul potrivit, căutat automat de aplicație.Trageți și fixați imaginile
Pentru a adăuga o imagine în interiorul unui document, trebuie doar să o trageți cu mouse-ul dintr-un folder sau de pe un alt site web în interfața web a aplicației Google Drive.Traduceți documente
Puteți profita de puterea Google Translate și puteți obține documentele traduse rapid prin opțiunea de meniu Instrumente -> Traduceți documentul, care vă permite să traduceți bidirecțional 46 de limbi diferite.Modificați temele pentru diapozitive
Temele de prezentare sunt foarte similare cu cele ale Microsoft Powerpoint, pentru a crea imediat aspectul pentru prezentarea potrivită. Posibilitatea de a modifica tema curentă din meniul Slide este foarte recentă.Tabele de aspect
Aplicația Google Docs nu are cele mai avansate instrumente de proiectare, dar tabelele pot fi utilizate pentru a crea diferite tipuri de machete. Din meniul tabel puteți crea o rețea invizibilă de celule în care să scrieți pentru a format textul diferit.Formatare condiționată în foile de lucru
Capacitatea și domeniul de aplicare al aplicațiilor web Google Docs sunt din ce în ce mai extinse datorită meniului Format, care în aplicația Fise de lucru, echivalentul Excel, vă permite să creați un format condiționat pentru a colora textul în celule diferit. în funcție de valoarea pe care o au.Publicați fișiere pe un site web cu încorporare
Această caracteristică unică a Google Docs vă permite să încorporați un document într-un site web sau pe pagina web doar copiând codul Embed, așa cum ați face cu videoclipurile Youtube. Codul poate fi obținut din meniul Fișier -> Publicare pe web .concluzii
În acest ghid rapid v-am arătat toate funcțiile de expert disponibile pe Google Drive și Google Docs, astfel încât să puteți începe să folosiți platforma oferită de Google așa cum trebuie. Poate că nu va înlocui complet Office, dar îl putem folosi pentru a edita și citi documente din mers.Dacă suntem fani ai fluxului de muzică, putem folosi și Drive ca depozit pentru fișierele noastre, astfel încât să le putem reda de pe smartphone-uri sau alte PC-uri, așa cum este explicat în ghidul nostru despre Cum să ascultăm muzica salvată pe Drive .
Dacă, pe de altă parte, avem nevoie să integrăm notele salvate în Google Keep în Google Docs sau Drive, putem folosi pașii descriși în ghidul despre Cum să integrăm Google Keep cu Google Docs pentru a avea succes.
