Microsoft Outlook este cel mai utilizat și cunoscut program din lume pentru a gestiona e-mail-ul pe computer, chiar dacă este un program inclus în suita Office. Perspectiva este vitală în multe organizații, nu numai pentru capacitățile sale evidente de gestionare a e-mailurilor, ci și pentru calendarul, sarcinile și funcțiile sale de adrese.
Pentru companii, comoditatea este să conectați Outlook la un server Exchange, astfel încât toată lumea să poată partaja aceeași agendă de adrese și calendare, devenind un instrument excelent de colaborare la nivel corporativ.
Pentru utilizare la domiciliu, Outlook este folosit în principal pentru a descărca poștă pe computerul dvs. și a-l stoca în afara internetului, dar, deși majoritatea oamenilor cu siguranță nu folosesc un server Exchange acasă și probabil nici nu știu despre ce este vorba. trăsăturile, funcțiile Outlook îl fac un instrument puternic de gestionare a activității, de asemenea, pentru utilizare personală și nonprofesională, pentru citirea e-mailurilor, urmărirea programărilor, organizarea cărților de adrese și multe altele.
În acest ghid facem un curs concis și concentrat cu privire la modul de utilizare a Microsoft Outlook (luând cea mai recentă versiune a acesteia, Outlook 2013 ) pentru a învăța principalele funcții și a-l configura cu fiecare cont de e-mail .
Oricine are programe Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint etc.) are și Outlook pe computer și îl poate deschide pentru un prim acces.
Fiind un produs al seriei Office, veți găsi o interfață familiară, puțin similară cu cea a Word, chiar dacă servește un lucru complet diferit.
Vizualizarea implicită a Outlook este mesaje primite, în partea de sus se află panglică, ascunsă pentru a economisi spațiu pe ecran.
Pentru a vedea și ascunde rapid panglica, trebuie doar să apăsați tastele CTRL - F1 .
Puteți bloca bara apăsând pe pictograma care servește pentru a o repara și a nu o mai ascunde.
Panglica de panglică face foarte ușor să găsiți butoanele pentru a activa funcțiile și a utiliza instrumentele programului.
Fila Acasă are butoane diferite, în funcție de modul și ecranul pe care vă aflați.
Pe ecranul principal, există opțiuni pentru e-mail.
De-a lungul marginii stângi a Outlook există foldere, în timp ce în partea de jos a acestui panou se află modurile Outlook: Inbox, Calendar, People, Tasks și așa mai departe.
Făcând clic pe săgeata din partea de sus a panoului de navigare, se extinde în panou pentru a vedea structura folderului contului de e-mail.
Faceți clic pe cele trei puncte pentru a accesa moduri Outlook suplimentare: note Outlook, foldere și comenzi rapide.
Din „Opțiuni de navigare” puteți schimba ordinea în care apar diferitele elemente și dezactivați navigarea compactă dacă utilizați un monitor mare.
Fila Trimitere / primire se referă în mod specific la funcțiile de primire, dar apare și în alte moduri (calendar, sarcini etc.), chiar dacă nu vor avea aceeași funcționalitate.
În funcție de tipul de protocol pe care îl utilizați (IMAP sau POP), este posibil să nu aveți opțiunea de a descărca doar anteturile mesajelor, să marcați sau să deselectați mesajele care urmează să fie descărcate și alte funcții (care sunt disponibile numai cu Protocolul IMAP, întotdeauna recomandat)
Fila folderului vă permite să gestionați dosarele din contul dvs. de e-mail, să le creați noi, să alegeți regulile de arhivare automată a e-mailurilor vechi și a altor proprietăți.
În modul calendar, nu există foldere așa că, din acest meniu, calendarele pot fi copiate sau mutate.
Structura dosarelor este esențială pentru a gestiona poșta și pentru a o păstra corect, pentru a nu rata mesajele importante și pentru a găsi mai ușor e-mailul.
Într-un alt articol am văzut cum să creăm reguli și filtre de poștă pe Microsoft Outlook pentru a organiza poșta în foldere .
Opțiunile de afișare conțin funcțiile esențiale pentru a ascunde sau afișa unele informații și elemente ale interfeței Outlook, printre care există și mementouri .
În modul calendar este posibil să schimbați modul în care vedeți zilele, cu vizualizare lunară, săptămânală sau zilnică și culoarea.
Opțiunile din panglica panglică, așa cum am menționat mai sus, se schimbă în funcție de locul în care vă aflați.
Dacă scrieți un e-mail nou, veți găsi toate butoanele pentru formatarea textului, pentru adăugarea de atașamente, imagini, etichete etc.
Fila Inserare este prezentă în fiecare secțiune a Outlook și vă permite să modificați conținutul mesajelor, activităților, evenimentelor din calendar.
În cazul mesajelor de e-mail există un buton pentru Opțiunile în care se găsește alegerea temei, culorilor, fonturilor și efectelor, CCN (copie de carbon ascunsă pentru a fi ascunsă destinatarii e-mailului) și solicitarea de confirmare a citind e-mailul.
Fila Revizuire conține funcțiile automate de corecție ortografică și de gramatică, utile pentru a nu greși atunci când scrieți e-mailuri.
De asemenea, puteți traduce mesaje trimise în alte limbi.
Să trecem acum la configurarea unui cont de e-mail care poate fi automat sau manual
Prima dată când porniți Outlook, vi se cere să configurați un cont, pe care îl puteți sări de asemenea inițial și să îl adăugați ulterior.
De fapt, puteți utiliza Outlook fără cont în modurile calendar, sarcini și note.
Întrucât, totuși, este un program conceput în principal pentru gestionarea e-mailului, merită să adăugați imediat un cont încercând configurația automată unde trebuie doar să introduceți numele de utilizator și parola pe care o utilizați pentru a accesa căsuța poștală.
Dacă configurația automată nu funcționează (cu siguranță funcționează cu adresele Hotmail și Outlook.com, dar nu se spune că funcționează cu alți furnizori), trebuie să continuați cu configurația manuală .
Pentru a adăuga un cont în Outlook, trebuie să accesați fila Fișier din panglică și urmați procedura de setare manuală.
În configurația manuală, prima alegere este să utilizați un cont POP sau IMAP (sau un cont Exchange dacă configurați Outlook într-un birou)
Am văzut deja într-un alt articol diferențele dintre IMAP și POP care, sintetic, sunt:
- POP sau Protocolul poștal este cel mai vechi protocol utilizat pentru a descărca poștă pe computer.
- În schimb, IMAP vă permite să copiați structura de folder a e-mailului și să sincronizați mesajele fără a le face să dispară de pe serverul de poștă, cu opțiuni de a descărca doar anteturile de mesaje, fără a umple computerul cu mii de e-mailuri și atașamente.
Dacă este posibil, alegeți întotdeauna IMAP.
Vă puteți referi la ghidul despre cum să adăugați un cont Yahoo Mail la Outlook modificând parametrii în funcție de furnizorul dvs. de poștă.
Într-un alt articol am explicat, de asemenea, pas cu pas, cum să configurați Microsoft Outlook cu GMail pentru a primi și trimite mail de la PC.
În Outlook puteți adăuga și gestiona oricâte conturi de e-mail doriți.
Dacă utilizați mai multe conturi de e-mail, cum ar fi unul personal și unul pentru muncă, un client de e-mail, cum ar fi Outlook, poate face cu adevărat diferența și vă permite să conectați programările și activitățile din calendar pentru a vă gestiona viața într-un mod completă.
După adăugarea a două conturi, puteți alege contul pe care doriți să îl configurați din selectorul vertical din partea de sus a paginii Informații despre cont din fila Fișier .
Din „ Setări cont ” puteți crea un cont nou, repara unul deja adăugat, eliminați-le, setați unul preferat și puteți schimba alte setări.
Managementul agendei de adrese și adăugarea contactelor în Outlook
Pentru a gestiona contactele din agenda dvs. de adrese, deschideți modul Persoane din fila Acasă și adăugați adrese și alte detalii din interfața principală.
Aproape cu siguranță, cu toate acestea, va fi necesar să importați agenda din Google, Yahoo sau orice alt cont pe care îl utilizați.
Apoi, va trebui să exportați contactele din acea carte de adrese și apoi să le importați în Outlook.
În mod normal, aceasta ar fi o treabă ușoară dacă nu ai folosi fiecare format pentru fiecare cont și ar putea exista complicații.
Cel mai simplu mod este să vă sincronizați agenda de adrese între Gmail și Outlook și să importați contactele dvs.
În caz contrar, trebuie să utilizați vCards, așa cum este explicat în ghidul despre importarea fișierelor vCard (vcf) în contactele Windows și în Microsoft Outlook.
Pentru a explora funcții mai avansate ale Microsoft Outlook am văzut, în alte articole:
- Dacă aveți mai multe computere de pe care să consultați e-mailul, dar nu puteți utiliza un server Exchange, într-un alt articol am văzut cum să sincronizăm Microsoft Outlook pe mai multe computere .
- Dezactivați răspunsul la toate adresele de e-mail și la mesajele trimise cu Outlook
- Întârzieți un e-mail pentru o trimitere programată
- Cum să întârziați un e-mail pentru o trimitere programată
În cele din urmă, dacă nu aveți Outlook și căutați un program gratuit similar, puteți consulta lista cu cei mai buni clienți de e-mail alternative la Microsoft Outlook pentru a citi e-mailurile de pe computer
