De câte ori a trebuit să completăm manual scrisori, etichete sau invitații cu informații diferite pe fiecare dintre ele: practic trebuie să reproducem șablonul de scrisori sau etichete pe întreaga foaie (date fixe) și să completăm fiecare cu diferite date care trebuie introduse (date flexibile). Această operație poate fi foarte obositoare și repetitivă, dar, din fericire, programele folosite pentru scrierea și gestionarea datelor ne oferă o mână bună cu fuziunea prin poștă, ceea ce ne permite să reproducem date flexibile în cadrul modelelor create cu date fixe, astfel încât să genereze într-o singură clipă toți biletele, scrisorile sau etichetele cu toate datele necesare. Vedem în acest ghid cum să fuzionați e-mailurile pe Word, Excel și LibreOffice, astfel încât să puteți alege din când în când cel mai bun program pentru a face acest lucru pe computerul nostru.
CITEȘTE ȘI: Mail fuzionează în Gmail pentru a trimite e-mailuri personalizate la mai multe persoane de contact
Cum se face îmbinarea prin e-mail
Dacă trebuie să creăm numeroase tipăriri cu date fixe și date flexibile, citiți doar capitolele următoare pentru a putea atinge obiectivul fără a fi necesar să scrieți manual toate datele, grăbind considerabil tipărirea literelor, biletelor, etichetelor etc.Cum se face e-mailul se îmbină cu Word și Excel
Pentru a crea o fuziune prin poștă, începem să scriem partea fixă a documentului nostru pe Word: putem obține ajutor în realizarea modelelor oferite de programul Office, astfel încât să avem o bază de la care să pornim.
După ce partea „fixă” a fost finalizată, trebuie să indicăm imprimările de îmbinare din document, adică piesele care trebuie completate cu date flexibile. Faceți clic în partea de sus din meniul Litere, apoi faceți clic pe Start Mail Merge -> Expert Merge Mail .
Se va deschide o bară laterală din dreapta documentului, unde vom fi ghidați la crearea îmbinării prin poștă: selectăm tipul de tipărire care trebuie făcut ( Litere, e-mailuri, Plicuri, Etichete sau Listă ), apăsăm pe Next, selectăm Utilizare document curent sau Modificați aspectul documentului (programul va genera câmpurile care vor fi completate de unul singur), apăsați din nou pe Next și, în secțiunea următoare, selectați Creează o nouă listă pentru a genera date flexibile.
Pentru comoditate putem folosi și Excel, mult mai potrivit pentru generarea de date pentru îmbinarea prin poștă; lăsând documentul Word suspendat pentru o clipă, deschidem Excel și începem să introducem datele care vor fi utilizate pentru îmbinarea mail-urilor în diversele rânduri și coloane.
În acest scop, putem crea, de asemenea, un tabel simplu, astfel încât totul să fie cât mai ordonat și să faciliteze sarcina o dată înapoi în Word.
După ce am creat documentul Excel cu date flexibile și salvat foaia de calcul, să revenim la documentul Word și, în bara laterală, să mergem la secțiunea de selectare a datelor, astfel încât să putem apăsa butonul Parcurgere .
Se va deschide o fereastră, unde trebuie doar să selectăm documentul Excel creat anterior; după aceea, programul ne va întreba dacă dorim să utilizăm tabelul prezent sau dacă dorim să selectăm manual datele care vor fi utilizate.
În acest fel vom crea destinatarii misiunii de e-mail, care va apărea în fereastra dedicată.
Tot ce trebuie să facem este să verificăm introducerea datelor și, în final, să facem clic pe OK .
Pentru a încheia va trebui să facem clic pe Next în bara din partea dreaptă, să alegem aranjarea etichetelor generate de date (aveți grijă să le facă să coincidă cu partea pe care dorim să le umplem de datele flexibile!), Apăsați din nou pe Next, verificați plicurile una câte una., literele sau etichetele generate de Word și, în final, se imprimă pe ultimul ecran cu tasta Print (după ce a apăsat pentru ultima oară pe Next ).
Dacă nu suntem mulțumiți de rezultat, putem modifica, de asemenea, etichetele individuale, litere sau plicuri create cu ajutorul butonului Editare etichete individuale, prezent în ultimul ecran al vrăjitorului.
Cum să fuzionați e-mailurile pe LibreOffice
Dacă nu avem posibilitatea de a utiliza Microsoft Office pe computerul nostru, putem instala întotdeauna suita gratuită LibreOffice, cu ajutorul căreia putem efectua fuziunea prin poștă (numită aici imprimare în serie).Deschidem programul LibreOffice Calc și introducem toate datele flexibile care vor fi utilizate la imprimarea seriei ulterioare, având grijă să le comandăm într-un tabel.
Salvați foaia de calcul și deschideți programul LibreOffice Writer, începeți să scrieți sau să creați modelul fix care va fi utilizat pentru îmbinarea e-mailului, apoi deschideți meniul Instrumente și faceți clic pe articolul Print în serie .
Din acest ecran putem alege dacă să pornim de la documentul deja deschis sau să încărcăm un alt document sau un model descărcat de pe Internet ; după ce v-ați ales, apăsați în jos pe Next, selectați dacă doriți să creați o scrisoare sau un mesaj de e-mail și apăsați din nou pe Next pentru a vă regăsi în cel mai important ecran, unde puteți introduce blocul de adrese.
Acum faceți clic pe Selectare listă adresă și, în noua fereastră, faceți clic pe Adăugare pentru a putea adăuga foaia de calcul creată anterior cu Calc (în special tabelul pivot creat pentru sortarea datelor).
După încărcarea datelor flexibile, apăsați pe Altele pentru a alege formatul de date, apoi selectați Combina câmpuri pentru a putea alege ce date să utilizați în formatul ales.
Acum facem clic pe OK, verificăm dacă toate documentele generate au datele pe care le-am încărcat, apoi apăsăm din nou pe Next, alegem cea mai potrivită formă de salut, apăsăm din nou pe Next și ajustăm aspectul datelor din document, astfel încât să putem previzualizați rezultatul final.
Vom reveni la documentul Writer, de data aceasta împărțit în tot atâtea documente, cât există imprimeuri de făcut (vom vedea că apare o nouă bară de instrumente în partea de sus). Pentru a începe procesul de imprimare, pur și simplu apăsați pictograma Primiți documente compuse .
concluzii
Combinarea prin poștă poate fi foarte utilă la birou atunci când trebuie să trimitem un singur document mai multor persoane și, de fapt, trebuie să schimbăm doar mesajul de întâmpinare, antetul și salutările finale ale fiecăruia. De asemenea, poate fi foarte util acasă pentru a crea invitații de nuntă, invitații speciale sau bilete personalizate pentru fiecare invitat: urmând pașii pe care i-am ilustrat, vom putea imprima fuziunea folosind atât Word cât și Excel (disponibile ca programe plătite) și LibreOffice (disponibil gratuit).Nu știm cum să facem etichete pe Word "> Cum să facem etichete cu Word.
Dacă în schimb trebuie să facem o factură folosind Excel, vă invităm să citiți articolul nostru Cum să creați o factură cu Excel, de la zero, simplu și personalizat .
Ca o lectură finală, vă sfătuim să aruncați o privire la Cum să imprimați cărți de vizită cu Word sau LibreOffice, foarte utile dacă avem nevoie de numeroase cărți de vizită cu date fixe.
