Una dintre cele mai frecvente teroare când realizăm documente cu suita Office este pierderea tuturor lucrărilor făcute până în acel moment din cauza unei opriri bruște a puterii sau a unei erori Windows, cu o repornire forțată. Aceste scenarii sunt din ce în ce mai puțin frecvente, dar putem proteja munca depusă prin programarea Word, Excel și PowerPoint pentru a salva automat documentul în timp ce îl facem în continuare: acționând în acest fel, în cel mai rău caz, vom pierde doar ultimele momente înainte de problema sau black-out. În acest ghid vă vom arăta apoi cum să activați salvarea automată a fișierelor pe Word, Excel și PowerPoint, astfel încât să protejați întotdeauna munca depusă la birou sau acasă; dacă acest lucru nu este suficient (riscăm corupția fișierului), vă vom arăta, de asemenea, cum să folosiți istoricul fișierului pentru a putea restabili o revizuire veche a fișierului, astfel încât să puteți începe din nou la un moment bun și să evitați să începeți din nou.
CITEȘTE ȘI -> Recuperați documente Word și fișiere Excel deteriorate, corupte sau pierdute
1) Salvarea automată la Office 365
Dacă avem o copie de abonament a Office 365, salvarea automată este disponibilă prin încărcarea fișierului direct pe OneDrive, OneDrive pentru Business sau SharePoint Online (pentru companii): în acest fel diferitele programe Office utilizate vor sincroniza fiecare modificare făcută pe fișiere (la intervale de câteva secunde), deci nu trebuie să vă faceți griji cu privire la probleme. În primul rând, prin urmare, activăm clientul OneDrive de pe computerul nostru cu Windows 10, căutând pictograma acestuia în colțul din dreapta jos sau căutând elementul OneDrive din meniul Start.
Dacă avem versiuni anterioare de Windows sau folosim un Mac, descărcăm OneDrive.
După ce folderul OneDrive sincronizat a fost activat, să mergem la programul Office pentru a fi utilizat, începeți să scrieți documentul ( Nou ), apoi faceți clic pe Fișier -> Salvați în partea de sus și selectați OneDrive -> Dosarul personal ca cale. Fișierul va fi salvat imediat în cloud și, în partea superioară a ferestrei, vom vedea că apare butonul Salvare automată .
Într-un alt articol ghidul pentru sincronizarea folderelor din Onedrive.
Cu butonul activ, nu va mai trebui să ne facem griji despre economisirea la intervale de timp, deoarece totul este sincronizat cu cloud (evident, trebuie să existe o conexiune la Internet). Dacă dorim să restaurăm o versiune veche a fișierului, trebuie doar să faceți clic pe butonul salvat în OneDrive în partea dreaptă sus și să folosiți meniul Vizualizați toate versiunile .
În acest fel, putem salva și restabili automat dacă este necesar chiar și în cazul unor probleme cu PC-ul (putem continua lucrările pe un alt PC configurat cu contul nostru Office 365).
Dacă încă nu avem Office 365, ne putem înscrie aici la un abonament la serviciu -> Cumpărați Office 365.
Un proces de o lună este, de asemenea, disponibil pentru pachetul de bază, astfel încât să puteți evalua toate avantajele de a avea un abonament Office în loc să cumpărați întreaga suită pentru producție offline.
2) Economisire automată pe versiunile offline ale Office
Dacă nu avem Office 365, dar o versiune de vânzare gratuită (cu licența clasică de valabilitate nedeterminată), salvarea automată pe cloud nu este disponibilă, dar putem adopta întotdeauna salvarea automată pentru fișierele offline .
În acest caz, vom folosi sistemul de revizuire integrat în Office, astfel încât să putem salva modificări pe care nu le salvăm manual la intervale mai scurte (vă reamintim că trebuie doar să apăsați CTRL + B pe tastatură pentru a salva imediat progresele realizate).
Pentru a activa salvarea automată pe versiunile de vânzare cu amănuntul de Office, deschidem orice document cu programele Office, facem clic pe File în partea de sus și mergem la Opțiuni -> Salvare calea.
Din această fereastră ne asigurăm că extensia celor mai recente fișiere de birou este indicată (de exemplu docx, xlsx etc), punem marcajul în opțiunea Salvați informații despre salvarea automată, stabilim un interval de 1 minut (minimul pe care îl putem seta) și, de asemenea, activăm elementul Păstrați ultima versiune restabilită automat dacă se închide fără a salva .
Informațiile despre autosave vor fi salvate în calea indicată în câmpul Calea fișierului Autosave, care poate fi și un folder al oricărui nor (dacă am sincronizat OneDrive sau Google Drive, putem indica modificările acolo și astfel avem o copie de rezervă continuă).
Pentru a restabili fișierele după o întrerupere sau o eroare de sistem, pur și simplu deschideți din nou Office și folosiți instrumentul de recuperare a fișierelor, care va fi extras din backup-ul pe care l-am configurat anterior. Din păcate, acest sistem economisește doar modificările făcute în fiecare minut: dacă suntem foarte repede în scris, un minut care lipsește poate arunca o mulțime de documente în momentul recuperării.
3) Cum se folosește istoricul fișierelor Windows
Dacă dorim un sistem de rezervă suplimentar, astfel încât să putem recupera și fișierele deteriorate de erori, repornirile bruște sau malware, ne putem baza pe sistemul de salvare numit Istoricul fișierelor, prezent pe Windows 10 (dar și pe versiunile anterioare ale sistemului de operare ).
Pentru a activa Istoricul fișierelor pe Windows, deschideți meniul Start din partea stângă jos, căutați setări de rezervă și deschideți primul element care va apărea în partea de sus; din noul meniu setăm o unitate de rezervă (un stick USB, un hard disk extern sau orice resursă de rețea) făcând clic pe Adăugare unitate .
După adăugarea căii de rezervă, facem clic pe Mai multe opțiuni, selectăm La fiecare 10 minute în meniul Backup de fișiere și adăugăm în final folderul de rezervă (unde am salvat fișierele Office) făcând clic pe butonul Adăugare folder .
Sistemul va face backup automat la fiecare 10 minute, astfel încât să aveți întotdeauna o copie a documentelor noastre Office pe un disc separat. Pentru a afla mai multe despre sistemele de rezervă, vă invităm să citiți ghidul de mai jos.
CITEȘTE ȘI -> Copii de rezervă pentru utilizator pentru a salva datele personale în Windows
